EBYS3Yazılımlarımız TS 13298/T1 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM Sertifikasına sahiptir. Görmek İçin Tıklayınız

E-Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir? 

    Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların faaliyetleri  sırasında      oluşturdukları her türlü dokümantasyonun,  üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan    süreç içerisinde  arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir. Tek  Sistem  EBYS, standart EBYS den farklı olarak sadece bir  arşiv ya da süreç yazılımı  değildir. İhtiyaca göre  şekillendirilebilen bir çözüm paketidir. Bu paket, müşteri  etkileşim yönetimini gerçekleştiren bir iş zekasıdır.

 

 - Başbakanlığın Elektronik Belge İle İlgili Resmi Gazetede  Yayınlanan Genelgesi için tıklayınız...  demo talep

- 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu detayları için tıklayınız...

Bakanlar Kurulunun Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Resmi Gazetede Yayınlanan Yönetmeliği için Tıklayınız... 

EBYS ile Neler Yapılabilir?

  • Var olan veri kaynaklarına bağlanabilir;İstenildiğinde kurumlar, var olan tüm veri kaynaklarına (SAP, New Frame, sosyal medya, printer, tarayıcı, telefon vb.) bağlanarak dokümanları sıfır noktasında oluşturup işleyebilirler.
  • Veri kaynaklarını dinleyebilir;İşledikleri veri kaynaklarını e-mail, faks, sms ile Twitter, Facebook gibi sosyal medya kanallarını da dinleyerek, anket sistemleri, kampanya yönetim sistemleriyle beraber hareket edebilirler.
  • Etkileşime geçilebilir;Dinleyip harekete geçebilen diyalog sistemine, yani etkileşime geçebilen bir alt yapıya sahiptir. Tanımlanan sürece göre ve hatta bağlandığı kaynak ve dinlediği içeriği değerlendirerek alternatif ve paralel yollarla otomatik değişebilen bir sistemdir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Özellikleri                          EBYS6

 Temel                                                                                       

  • Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekandan sisteme erişebilme  
  • HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma
  • İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon
  • İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı
  • Yetkilendirme alt yapısı ile sistem ve bilgi güvenliği koruması
  • Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme
  • Dokümanlar arasında ilişki tanımlayabilme
  • Doküman görüntüleyiciler

 

ebys8İndeksleme
-Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indekslem 
-Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme
-Resimleri OCR ile otomatik indeksleme
-Image PDF leri indeksleme
Ölçeklenebilirlik
-Dokümanları ister dosya sisteminde ister veri tabanında saklayabilme
-Sınırsız kütüphane oluşturabilme
-Her bir dijital kütüphaneyi farklı  alanlarında saklayabilme
-Birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme
-Milyonlarca doküman ve tera byte lar seviyesinde depolama kapasitesi sunabilme

 Dağıtık Çalışma ve Cache Desteği

-Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme.
-İşlenen tüm veriler tek bir merkeze, veri havuzunda toplama.                    
-Şube yapısı olan yapılarda local cache leme yapılabilir.
-Local cache ler belirli aralıklarla merkezle senkronizasyon sağlanarak toplanabilir.                      demo talep
-Düşük veri hızlarında da yüksek performanslı çalışabilme.
-E-İmza Uyumlu Yapı

Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı
-PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı
-Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı
-Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Sayısallaştırma

Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı
-PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı
-Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı
-Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Sayısallaştırma

EBYS1

Sayısallaştırma Yönetimi
-Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma
-Dokümanları kolayca sınıflandırma
-Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon
-Personel verimliliğini arttırır, performansını ölçer
-Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller
-Hızlı tarayıcılarla entegrasyon
-Görüntü iyileştirme özelliği
-OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği
-Form işleme özellikleri

 

ebys9

Evrak ile ilgili işlemler, , işçilik maliyetlerinin %20-%45'ine ve kurumsal cironun %12-%15'ine mal olmaktadır.
Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.
Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.
Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$'dır.
Sadece ABD'de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır.
Sadece ABD'de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.
Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.

 Kurumlar Doküman Yönetimi Yatırımlarını YaparkenEBYS5

                Dikkat Etmeleri Gereken Noktalar

          Kurumlardaki bütün işleyiş ve süreçler dokümanlarla işlemektedir. Bu sebeple Doküman Yönetim Sistemleri bir kurumda tüm çalışanlar tarafından kullanılması gereken bir uygulamadır. Bu tür uygulamalarda doğru karar vermek kurum açısından büyük faydalar sağlayacağı gibi yanlış kararlar da aynı oranda karmaşaya yol açabilmektedir.

          Tercihi belirlemede en önemli kıstas doküman yönetim sistemini kuruma tedarik edecek firma kriteridir. Burada önemli olan ürün sağlayıcı firmanın bu konudaki deneyim, tecrübe ve güvenilirliğidir. Firma, sağladığı ürünün geliştirilmesinden, kurulumuna, eğitiminden, güncellenmesine kadar gereken tüm destekleri sağlayacak güvenilirlikte ve kapasitede olmalıdır.

          Sağladığı üründe bu konuda önem taşımaktadır. Ürünün denenmiş ve uygulanmış ürün olması ve yaşanmış tecrübelerle şekillendirilmesi gerekmektedir. Günümüzde sürekli değişen uygulama ve yönetmelik farklılıklarına adapte olabilmek için ürün sağlayıcı firmanın, ürüne gerekli olan Ar-Ge yatırımı ve personel desteğini sağlaması ürünün kalitesini artıran diğer bir faktördür.

  info